Организация и проведение конференций

Организация и проведение конференций сложная и трудоемкая задача. Людям, не имеющим подобного опыта, будет трудно самостоятельно учесть все необходимые нюансы, чтобы все участники конференции остались довольны. Мы предусмотрим все необходимые детали, чтобы Ваша конференция была подготовлена и проведена на высшем уровне.

Цель

Организовать и провести национальную/международную конференцию в соответствии с тематической направленностью и ожидаемыми результатами для организаторов.

Наш подход

Организация конференции состоит из трех этапов:

1. Подготовительный этап, включает в себя:

- создание видения конференции, подготовка материалов конференции и формирование портфеля участников;

- составление бюджета конференции;

- информационное обслуживание (рассылка информационных писем, создание и поддержка сайта конференции, он-лайн регистрация участников);

- сопровождение всех финансовых взаиморасчетов (при необходимости);

- аренда конференц – зала, оборудования, обеспечение синхронного перевода;

- оформление приглашений для резидентов и иностранных коллег, оформление виз, в случае проведения конференции заграницей;

- гостиничное размещение;

- транспортная логистика;

- экскурсии и культурная программа;

- банкеты, фуршеты, кофе-брейки.

2. Проведение конференции, включает в себя:

- организация координационного центра для решения всех появляющихся вопросов;

- выдача бэджей и портфелей участникам конференции;

- оформление конференц – зала в соответствии с тематикой конференции;

- подготовка технического оснащения конференц-зала;

- организация питания в перерывах конференции.

3. Постконференционное обслуживание, включает в себя:

- рассылку пост-релиза участникам конференции;

- работу со средствами массовой информации.

Результат